Instagram運用担当者のための引き継ぎマニュアル：準備から実行まで

Instagramの業務の中で運用担当者の退職・長期不在・部署異動などの理由で突然引き継ぎが必要になった経験はありませんか？

突然引き継ぎが必要になった時に「何から準備すればいいのかわからない…」「どんな手順で進めたらいいの…？」など、引き継ぎをするための具体的なステップがよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、運用担当者が引き継ぎを行う際の手順やスムーズに引き継ぐポイントをわかりやすくまとめてご紹介します。

今後、引き継ぎが発生した際に慌てることがないように本記事の内容をぜひ参考にしてください！

このような人におすすめ

• これから引き継ぎをしなければいけない方

• 引き継ぎに必要な準備が分からない方

• スムーズに引き継ぎをしたい方

Instagram運用担当者の引き継ぎ手順

引き継ぎをする時のおおまかな流れは下記の4ステップです。

1. スケジュールを決める

2. 業務の洗い出しをする

3. マニュアルを作成する

4. ミーティング＋伴走をする

一つずつ説明していきます。

1.スケジュールを決める

担当：前任者

引き継ぎは前任者と後任者が通常業務を行いながら並行して進めなければいけません。「目の前の業務に追われて引き継ぎが後回しになってしまった…！」ということにならないようにゆとりのある引き継ぎスケジュールを立てましょう。

引き継ぎ期間は2ヶ月間が目安！

引き継ぎ期間は業務量にもよりますがおおよそ2ヶ月間くらいが目安です。

「業務の洗い出し」「マニュアル作成」を約1ヶ月、引き継ぎミーティング〜後任者の「独り立ち」までを約1ヶ月として約2ヶ月あれば引き継ぎを無理なく進められるでしょう。

下記は「弊社テテマーチのディレクターの引き継ぎスケジュールの例」です。

11月1日に後任者が1人でスムーズに業務進行できる状態になること（独り立ち）をゴールとして、逆算してスケジュールを引いていきます。

まず、組織体制や業務内容を後任者に伝えるためのミーティングが必要です。ミーティングを行うだけで後任者が完璧に業務を遂行するのは難しいため、ミーティング後に業務を一緒に行う「伴走期間」も設けられるとよいです。この伴走期間は1ヶ月程度設けられると、後任者が実際に業務を行いながら疑問を解消する機会が十分に取れて安心です。

ミーティングと伴走を行うにあたり、業務の引き継ぎ漏れがあってはなりません。 よってミーティング前の期間には、自分が担当している業務を洗い出しておきましょう。

この期間に業務マニュアルも作成しておくと、伴走期間にスムーズに引き継ぐことができます。

ここまでの流れを整理すると、以下のような引き継ぎスケジュールが立てられます。

9月中　 ：業務の洗い出し、マニュアル作成
10月初週：ミーティング
10月中　：伴走
11月1日 ：独り立ち

2.業務の洗い出しをする

担当：前任者

引き継ぎのスケジュールが固まったら「業務の洗い出し」をして現状の業務内容を確認しましょう！

「業務の洗い出し」の目的は「引き継ぎ業務の抜け漏れ防止」「業務内容の整理」です。下記はInstagram運用担当者が引き継ぐ業務内容の一例です。Instagram運用を個人で行なっているか、チームで行なっているかで内容が変わる場合もありますが、一般的に次のような内容が考えられます。

1. アカウント基本情報

アカウントの概要やログイン情報など、把握すべき基本事項。

• アカウント概要

  ジャンル、商品・サービスの特徴

  運用目的（例：認知拡大、集客、販売促進）

• ログイン情報

  アカウントURL

  ログインIDとパスワード

  セキュリティ設定（例：2段階認証の有無）

2. 運用目的と方針

アカウント運用における戦略や目標を共有。

• 運用方針とKPI

  運用目標（例：フォロワー増加率、エンゲージメント率）

  現状の運用課題と解決策

• 特別な要望

  社内やクライアントからの運用に関する要望（例：土日の連絡可否、チャットツール利用）

• 予算情報

  運用に割り当てられている予算とその内訳

• 制作物のルール

  投稿内容のトーン＆マナー

  禁止事項（例：特定表現の使用禁止）

3. 運用体制と連絡網

関係者とその役割を明確化。

• 運用メンバー

  各メンバーの役割と担当範囲

  緊急時の連絡先

• 業務分担

  社内担当業務と外注業務の整理

• トラブル時の対応フロー

  炎上対応、アカウント凍結時の手順

4. 運用フローとスケジュール

日々の業務をスムーズに進行するための詳細な流れ。

• 全体スケジュール

  運用の主要業務（投稿企画、素材準備、編集、レポート作成など）

• 投稿スケジュール

  フィード、リール、ストーリーズごとの投稿タイミング

5. 運用時の気づき

運用経験をもとにしたメモ。

• 運用中の気づき

  効果的だった施策や課題点

6. 素材・ツール管理

使用するデータやツールに関する情報。

• 写真・動画素材の管理

  素材データの保存先（例：Google Drive、Dropbox）

  素材使用時の注意事項（例：権利関係の確認）

• 使用ツールとログイン情報

  Instagram分析ツール（※）

  画像・動画編集ツール

  URL、ログインID、パスワード

• 支払い情報

  契約内容（例：年払い契約、利用カード情報）

（※）ツールによっては担当者が変更する場合に様々な手続きが必要になる場合があります。

例えばInstagram分析ツール「SINIS for Instagram」では担当者が変更になる際は、Facebookアカウントへの連携など予めやっておくべき作業があります。引き継ぎ時に前任者と後任者でどのような作業が発生するか確認しておきましょう。

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▼Instagram分析ツール「SINIS for Instagram」を利用している方

担当者変更について詳しく見てみる

▼Instagram分析ツール「SINIS for Instagram」を利用検討中の方

Instagram分析ツール「SINIS for Instagram」を見てみる

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3.引き継ぎマニュアルを作成する

担当：前任者

業務内容を洗い出ししたら、その内容を元に引き継ぎマニュアルの作成に移りましょう！引き継ぐ業務のほとんどは後任者にとって知識・経験がない初めてのことばかりです。このマニュアルが後任者の羅針盤となるよう、初心者でもわかりやすく、見やすいマニュアル作りを心がけましょう。

マニュアルを作成する際のポイント

わかりやすく、見やすいマニュアルにするためには何を意識すればいいのでしょうか？以下、作成時のポイントを2つ紹介します。

• 欲しい情報が一目でどこにあるかわかりやすく

  後任者は迷った時や困った時にマニュアルを見るため、知りたい情報が見つけやすいマニュアルになっていることが大切です。

  目次をつけたり、マニュアルのタイトルや見出しを具体的にしたり、概要から具体の流れで記載するなどの工夫をすると、欲しい情報がすぐに見つかるマニュアルになります。

• 図解や画像を入れて視覚的にわかりやすく

  図解や画像、必要であれば動画も活用すると文字だけで作成するよりも業務のイメージが湧きやすく理解スピードが高まります。

  「どんなものを図解にしたらいいのか迷ってしまう…」という人は文字数が多くなるものを図解にしてみましょう。例えば、アカウントの運用スケジュールやフロー、運用体制などです。すっきりとまとめられてわかりやすさが格段にアップします。

  また動画の活用は、ツールの使い方、操作方法の説明といった手順が多くミスが起きやすいものに最適です。操作中の様子を画面録画したものをマニュアルに埋め込むこともできます。

4.ミーティング＋伴走をする

担当：前任者・後任者

引き継ぎマニュアルができたらミーティングを実施し、後任者と一緒に業務を行いながら引き継ぎします。

業務の伴走をする際は不明点がなくなるまで丁寧に伝えることを心がけましょう。

例えば、「気軽に質問ができる場」を設けて後任者の不明点が解消するように働きかけます。かしこまったミーティングのような形式ではなく「マニュアルに分からないところはないか？」「今、何か困っていることはないか？」「実はこの部分でつまづいている…」といったことをカジュアルに話せる場が理想です。 具体的には1週間に1回程度「定期ミーティング」を実施して、引き継ぎの進捗共有や疑問点の確認を行うとよいでしょう。

必要であれば前任者と後任者で話し合いながらマニュアルの修正も行なってください。

+αでしておきたいこと

ここまで、引き継ぎに必要な4ステップをお伝えしました。ここからは後任者がもっと業務をやりやすくなるTipsをご紹介します！

3ヶ月先の業務を想定しておく

3ヶ月先までと聞くと「そんな先まで…？」と思うかもしれませんが、3ヶ月先までの業務を想定して引き継ぐことで業務を計画的に余裕を持って進めやすくなります！

Instagramの運用担当者になると、1シーズン先の投稿を見据えて業務計画を立てることも珍しくありません。そのため引き継ぎをする時には3ヶ月分の業務を一区切りとして引き継ぎをしておけば少し余裕を持ってスケジュールを組むことができます。業務に余裕があれば、後任者が「独り立ち後すぐに目の前のタスクに追われてパフォーマンスが下がってしまった…！」ということも回避できるでしょう。

改善できそうな業務の共有

以下のような業務は引き継ぎのタイミングで後任者に共有しましょう！

• 作業に時間がかかってしまっている業務

• 手順が複雑でミスが起きやすい業務

前任者が業務改善に着手するよりも、実際に業務に当たる後任者が新しい視点で仕組み化・簡略化する方が業務への責任感も芽生えいい改善案が生まれることもあります。

まとめ

「引き継ぎでするべきこと」や「引き継ぎマニュアル作成のコツ」はイメージできましたか？

引き継ぎは大抵予想できないタイミングで起きるものです。 「急に引き継ぎすることになった…！」という場合も、この記事のステップをお手本にしながら引き継ぎを行えば、漏れなくスムーズに後任者が業務を行える状態になるはずです。

ぜひ、引き継ぎが必要になった際にはこの記事を参考にしてください。